Reunión con direcciones, jefaturas administrativas y RID (Recurso Informático Desconcentrado) para la exposición de los objetivos y la metodología que se utilizará durante el proceso de migración a SL, así como aclaración de posibles dudas que puedan surgir con respecto al proceso.

Una vez acordado el inicio del proceso de migración, el RID se encargará de recopilar la información solicitada en el Diagnóstico inicial de la Unidad, el cual permitirá conocer la situación actual de la unidad con respecto a las aplicaciones, cantidad de equipos, condiciones para la migración, entre otros.

Con el propósito de generar un ambiente positivo para la migración a Ofimática Libre, se realiza una charla de introducción al Software Libre. Esta charla está dirigida al personal administrativo, docente y estudiantes, en especial asistentes que colaboran en las unidades.

Acciones que permitan informar al personal administrativo, docentes y estudiantes de la Unidad, sobre el proceso de migración a Software Libre, sus ventajas e importancia tanto para la Unidad como para la Universidad en general.

Además la continua comunicación entre el asesor asignado y el RID de la Unidad permiten que el proceso avance según lo estipulado.

El RID o representante de la Unidad y el asesor asignado coordinan las capacitaciones necesarias para el personal, es importante tener en cuenta criterios como el nivel actual de conocimiento en las herramientas, el uso que le dan a las mismas, fechas disponibilidad,número de personas y grupos.

Las capacitaciones permiten que los usuarios mejoren su curva de aprendizaje y evacuen dudas.

Esta fase permite que la mayoría de equipos de cómputo de la unidad tengan instaladas las distintas herramientas. Se recomienda las siguientes aplicaciones: Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird y LibreOffice (paquete completo con aplicaciones para el trabajo de oficina).

Durante un período de tiempo (entre 30 a 45 días naturales), las personas usuarias tendrán instaladas las nuevas herramientas en sus computadoras laborales; los mismos deben utilizar estas para sus tareas normales, de esta forma nos aseguramos que el trabajo diario no se vea afectado por el uso de una aplicación nueva.

En este período igual cuentan con las aplicaciones que ya vienen usando diariamente, así en caso de dificultades con las herramientas nuevas el trabajo no se vea atrasado, los usuarios pueden reportar los problemas presentados a su RID respectivo y este lo comunica al asesor asignado quien coordina los soportes necesarios.

Una vez finalizado el período de pruebas, el paso siguiente será el proceso de desinstalar los programas privativos para el trabajo de oficina de las computadoras de la Unidad.

Una vez que se certifique a la Unidad como “Unidad Migrada” se realizará la evaluación, con el propósito de identificar factores claves de éxito y de mejora del proceso; así como aspectos relacionados con las aplicaciones utilizadas, las capacitaciones realizadas y los resultados de la migración en general.

A pesar de que las unidades han cumplido con las etapas anteriores siempre se les brinda la posibilidad de soporte.